Kalkulator Timesheet

Kalkulator timesheet mingguan gratis dengan istirahat makan siang dan lembur

Kalkulator timesheet ini menjumlahkan jam kerja Anda selama seminggu dari waktu absen masuk, absen keluar, dan durasi istirahat setiap hari, lalu menghitung gaji reguler, gaji lembur, dan gaji kotor berdasarkan tarif per jam Anda. Isi kisi datanya dan setiap hasil diperbarui secara instan — tanpa login, tanpa spreadsheet, tanpa unggah.

Alat ini mencakup kasus penggunaan utama yang sering terlewat oleh kompetitor gratis: pemotongan istirahat makan siang otomatis, lembur standar di atas ambang batas yang bisa disesuaikan (default 40 jam/minggu pada 1,5×), dukungan shift malam hari, dan ekspor CSV yang langsung cocok untuk perangkat lunak penggajian.

Cara jam kerja dihitung

Untuk setiap hari, kalkulator mengonversi absen masuk dan absen keluar Anda ke menit, mengurangi nilai absen masuk dan menit istirahat, lalu membaginya dengan 60 untuk mendapatkan jam desimal. Jika waktu keluar lebih awal dari waktu masuk, shift malam hari diasumsikan dan 1.440 menit ditambahkan sebelum pengurangan. Total harian dijumlahkan untuk menghasilkan angka mingguan.

Hasil muncul dalam dua format berdampingan: jam desimal (mis. 8,75) untuk sistem penggajian, dan H:MM (mis. 8:45) untuk pembacaan sekilas — persis format yang Anda perlukan saat klien meminta Anda mencatat 7 jam 45 menit di timesheet.

Perhitungan lembur — cara kerjanya

Begitu jam mingguan melewati ambang batas lembur yang Anda tetapkan (standar AS: 40 jam/minggu), setiap jam tambahan dibayar pada 1,5× tarif reguler. Contohnya, 44 jam pada $20/jam berarti 40 jam reguler × $20 = $800 ditambah 4 jam lembur × $30 = $120, total $920 gaji kotor — premi $120 dibanding perhitungan lurus 44 × $20.

Panel Ringkasan Gaji menampilkan jam reguler, jam lembur, gaji reguler, gaji lembur, dan gaji kotor dalam satu tempat sehingga Anda bisa menyerahkan angkanya ke bagian penggajian atau memasukkannya ke faktur klien tanpa perhitungan lebih lanjut.

Perbandingan dengan Clockify, Toggl, dan alat timesheet lainnya

Clockify dan Toggl Track adalah aplikasi pelacak waktu yang solid tetapi keduanya membutuhkan akun untuk digunakan — bahkan tingkat gratisnya meminta pendaftaran dan menyimpan jam kerja Anda di cloud mereka. QuickBooks Time (dulu TSheets) berbayar. Calculatehours.com gratis tetapi tidak memiliki perhitungan lembur atau estimasi gaji.

Alat ini tidak melakukan itu semua. Tanpa pendaftaran, tanpa penyimpanan cloud, tanpa tingkat berbayar. Seluruh perhitungan berjalan di browser Anda dan tidak ada yang meninggalkan perangkat Anda. Jika Anda butuh total mingguan cepat dengan lembur dan gaji di perangkat yang bukan milik Anda — komputer kantor, komputer perpustakaan — itu penting.

Jam dan menit ke desimal — tabel konversi

Perangkat lunak penggajian mengharapkan jam desimal, bukan H:MM. Konversinya adalah membagi menit dengan 60. Nilai umum: 15 menit = 0,25, 20 menit ≈ 0,33, 30 menit = 0,50, 45 menit = 0,75. Jadi 8 jam 30 menit = 8,50, 7 jam 45 menit = 7,75, 9 jam 20 menit ≈ 9,33. Kolom Jam menampilkan desimal untuk setiap baris, dan total mingguan juga dalam bentuk desimal siap ditempel.

Ini adalah kendala paling umum saat mencatat jam di timesheet: menulis 7:45 alih-alih 7,75 menyebabkan kesalahan penggajian. Kalkulator ini menghilangkan konversi manual sepenuhnya.

Perhitungan timesheet dua mingguan dan harian

Periode penggajian dua mingguan mencakup dua minggu kerja berturut-turut. Jalankan kalkulator untuk minggu pertama, catat totalnya, lalu jalankan untuk minggu kedua dan jumlahkan keduanya. Total penuh waktu dua mingguan standar adalah 80 jam (2 × 40). Lembur di sebagian besar negara bagian AS tetap dihitung secara mingguan, sehingga kedua minggu dinilai secara terpisah terhadap ambang batas 40 jam.

Untuk perhitungan harian, kolom Jam memberi Anda jam bersih setiap hari setelah istirahat. Hari kerja 9-ke-5 khas dengan istirahat makan siang 30 menit adalah 8,50 jam; hari 9-ke-5:30 dengan istirahat yang sama adalah 8,00 jam. Kolom label hari mencakup Sabtu dan Minggu sehingga pekerja shift bisa mencatat minggu tujuh hari penuh.

Simpan, ekspor, dan cetak — data Anda tetap di perangkat Anda

Klik Simpan untuk menyimpan seluruh timesheet di localStorage browser Anda. Lain kali Anda membuka halaman ini, entri Anda dimuat ulang secara otomatis — berguna untuk mencatat jadwal yang sama minggu demi minggu. Klik Ekspor CSV untuk mengunduh file comma-separated dengan label hari, waktu masuk/keluar, menit istirahat, jam, dan kolom gaji yang terbuka di Excel, Google Sheets, atau platform penggajian apa pun.

Klik Cetak untuk ringkasan satu halaman yang bersih untuk diserahkan kepada manajer atau dilampirkan ke faktur. Tata letak cetak menyembunyikan kontrol dan hanya menampilkan data. Tidak ada yang pernah diunggah ke server. Jadwal karyawan dan tarif gaji yang sensitif tetap berada di perangkat Anda bahkan saat fitur Simpan digunakan — localStorage bersifat lokal-browser dan tidak pernah dikirimkan.

Mengonversi HH:MM ke jam desimal untuk penggajian

Sistem penggajian melakukan aritmetika pada nilai waktu, dan Anda tidak bisa mengalikan tarif gaji dengan pecahan yang dinyatakan dalam jam dan menit. Jam desimal adalah mata uang universal penggajian: bagi komponen menit dengan 60 dan tambahkan ke jam penuh. Jadi 7 jam 45 menit menjadi 7 + (45 ÷ 60) = 7,75 jam, dan 8 jam 30 menit menjadi 8,50. Menulis 7,45 alih-alih 7,75 adalah salah satu kesalahan entri penggajian paling umum — ini mengurangi gaji sebesar 18 menit per kejadian, yang bertambah signifikan di seluruh tim.

Penggajian AS juga umumnya menerapkan pembulatan seperempat jam, yang diizinkan FLSA selama diterapkan secara netral dari waktu ke waktu. Berdasarkan aturan yang paling banyak digunakan, waktu absen dari 0–7 menit setelah seperempat jam dibulatkan ke bawah ke seperempat itu; waktu 8–14 menit setelahnya dibulatkan ke atas ke seperempat jam berikutnya. Jadi absen keluar pukul 5:07 sore dibulatkan ke 5:00, dan absen keluar pukul 5:08 sore dibulatkan ke 5:15. Konvensi terpisah yang banyak digunakan dalam pencatatan waktu perawatan kesehatan adalah "aturan 7 menit": shift dibulatkan ke seperempat jam terdekat, artinya apa pun hingga 7 menit 59 detik dibuang sementara 8 menit atau lebih memicu pembulatan ke atas. Kebijakan pembulatan apa pun yang diadopsi pemberi kerja, FLSA mensyaratkan penerapan yang konsisten sehingga pembulatan tidak secara sistematis menguntungkan pemberi kerja dengan mengorbankan karyawan.

Ketika tidak ada kebijakan pembulatan pemberi kerja yang berlaku — freelancer, kontraktor, dan siapa pun yang menagih per menit persis — pendekatan paling aman adalah menggunakan desimal mentah yang dihasilkan dari waktu absen yang sebenarnya. Kalkulator ini menampilkan desimal yang tidak dibulatkan di kolom Jam sehingga Anda bisa menerapkan kebijakan pembulatan Anda sendiri sebelum memasukkan angkanya ke perangkat lunak penggajian atau faktur.

Aturan lembur FLSA dan cara kerja perhitungannya

Fair Labor Standards Act (FLSA) mensyaratkan bahwa karyawan non-eksempsi di Amerika Serikat menerima setidaknya 1,5 kali tarif gaji reguler mereka untuk setiap jam kerja di atas 40 jam dalam satu minggu kerja. Minggu kerja didefinisikan sebagai periode tetap dan berulang secara teratur selama 168 jam berturut-turut — tujuh periode 24 jam — dan bisa dimulai pada hari apa pun yang ditetapkan pemberi kerja. Lembur dinilai per minggu kerja, bukan per periode penggajian, itulah mengapa gaji dua mingguan bisa berisi dua perhitungan lembur mingguan terpisah meski mencakup satu siklus pembayaran.

Ketika seorang karyawan bekerja pada dua tarif gaji berbeda dalam minggu yang sama — misalnya, $18/jam untuk tugas reguler dan $22/jam untuk peran berbeda — gaji lembur harus dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang. Jumlahkan pendapatan waktu-lurus dari semua jam pada semua tarif, bagi dengan total jam kerja untuk mendapatkan tarif reguler campuran, lalu kalikan hanya jam lembur dengan 0,5× tarif campuran tersebut (karena porsi waktu-lurus sudah dibayar). Contoh: 30 jam pada $18 ($540) ditambah 15 jam pada $22 ($330) = $870 total waktu-lurus selama 45 jam; tarif campuran = $870 ÷ 45 = $19,33; premi lembur = 5 jam lembur × $9,67 = $48,33; gaji kotor = $870 + $48,33 = $918,33.

Pengecualian dari lembur didasarkan pada ambang batas gaji dan tugas pekerjaan, bukan jabatan. Sesuai aturan 2020, karyawan harus mendapatkan setidaknya $684 per minggu ($35.568 per tahun) dan memenuhi uji tugas eksekutif, administratif, atau profesional tertentu untuk memenuhi syarat sebagai eksempsi. Pelanggaran FLSA umum termasuk gagal menghitung waktu yang dihabiskan untuk aktivitas wajib pra-shift (memakai alat pelindung, menyalakan perangkat perusahaan), waktu perjalanan antar lokasi kerja selama hari kerja, dan sesi pelatihan wajib. Semua periode ini dihitung ke ambang batas 40 jam dan harus dimasukkan ke timesheet untuk memastikan deteksi lembur yang akurat.

Metode pelacakan waktu dan trade-off akurasi

Timesheet kertas adalah metode paling murah dan membawa risiko kecurangan tertinggi. "Buddy punching" — seorang karyawan mencatat absen masuk atas nama rekan yang tidak hadir — diperkirakan merugikan pemberi kerja AS miliaran dolar setiap tahun. Entri digital manual (spreadsheet atau aplikasi sederhana) mengurangi kesalahan transkripsi dari tulisan tangan yang sulit dibaca tetapi masih bergantung pada ingatan karyawan, artinya entri yang dibuat berjam-jam setelah kejadian sering kali perkiraan. Kedua metode secara hukum sah di bawah FLSA tetapi mengharuskan pemberi kerja menyimpan catatan setidaknya dua tahun.

Mesin absen fisik memaksa kehadiran di terminal tetap, dan varian modern menambahkan pemindai sidik jari biometrik yang membuat buddy punching hampir mustahil. Aplikasi seluler geofenced mencapai hasil serupa untuk pekerja lapangan dengan membatasi absen masuk ke radius GPS tertentu di sekitar lokasi kerja. Di ujung tertinggi spektrum akurasi, alat pelacakan waktu otomatis seperti Toggl Track, Harvest, dan Clockify memantau jendela aplikasi aktif dan waktu idle, menghasilkan catatan tanpa memerlukan absen manual apa pun — meski pendekatan ini biasanya digunakan oleh pekerja pengetahuan yang menagih per jam, bukan pemberi kerja yang melacak staf per jam.

Pelacakan GPS karyawan jarak jauh berada di ruang yang diperdebatkan secara hukum dan etika. Meski absen masuk geofenced untuk verifikasi di lokasi diterima secara luas, pemantauan lokasi terus-menerus sepanjang shift menimbulkan pertanyaan di bawah undang-undang privasi negara bagian di California, Illinois, dan New York. Pemberi kerja yang menerapkan metode pemantauan elektronik apa pun harus meninjau undang-undang negara bagian yang berlaku dan memberi tahu karyawan secara tertulis. Apa pun metode yang digunakan, kalkulator timesheet di ujung akhir tetap sama: waktu absen masuk, jam desimal dan gaji keluar.

Penagihan freelancer dan pelacakan waktu proyek

Konsultan independen menghadapi masalah perhitungan yang tidak dialami karyawan bergaji tetap: hanya sebagian dari jam kerja mereka yang benar-benar ditagihkan ke klien. Selisih antara jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih — yang mencakup penulisan proposal, administrasi internal, pengembangan profesional, dan putaran revisi yang tidak ditagih — secara langsung mengurangi pendapatan efektif per jam. Konsultan yang menagih $150/jam yang hanya mencapai utilisasi 70% yang dapat ditagih mendapatkan tarif efektif $105/jam. Melacak total jam bersama jam yang dapat ditagih pada timesheet mingguan membuat rasio utilisasi terlihat dan menciptakan tekanan untuk memulihkan atau menghilangkan overhead yang tidak dapat ditagih.

Konvensi pembulatan untuk penagihan berbeda dari pembulatan penggajian. Sebagian besar kontraktor independen membulatkan ke atas ke 15 menit terdekat untuk setiap tugas — pertukaran email 7 menit menjadi 0,25 jam di faktur. Beberapa klien menetapkan pembulatan ke kelipatan 6 menit terdekat (0,1 jam), yang umum dalam penagihan hukum. Tidak ada konvensi yang diwajibkan oleh hukum; kuncinya adalah menyatakannya secara eksplisit dalam kontrak dan menerapkannya secara konsisten. Apa pun kelipatan yang digunakan, desimal yang mendasari yang dihasilkan kalkulator ini adalah titik awal sebelum pembulatan faktur diterapkan.

Anggaran waktu adalah rekan manajemen proyek dari faktur. Sebelum proyek dimulai, freelancer berpengalaman memperkirakan jumlah jam yang dibutuhkan setiap hasil kerja dan membandingkan angka aktual yang berjalan terhadap perkiraan tersebut minggu demi minggu. Jika keterlibatan strategi konten 20 jam telah menghabiskan 18 jam pada titik tengah, sinyal anggaran mendorong percakapan lingkup sebelum kelebihan berubah menjadi kerugian yang tidak dibayar. Menjalankan timesheet mingguan dengan catatan tugas — bahkan yang sederhana sekalipun — menciptakan catatan aktual yang memungkinkan perbandingan ini dan membantu mengidentifikasi jenis proyek mana yang secara sistematis dinilai terlalu rendah.